Artikel 17/6 §4 van het KB van 14 december 2018 zegt dat
"Een erkende radioamateurvereniging of een radioclub mag, na het Instituut vooraf daarover te hebben ingelicht, haar/zijn vaste station gedurende maximaal een week verplaatsen om deel te nemen aan een wedstrijd of een collectieve radioamateuractiviteit. In dat geval is geen enkele aanpassing van de vergunning nodig.".
Dit betekent dat, indien UBA clubcall tijdelijk gebruikt zal worden op een andere locatie dan deze vermeld op de vergunning het BIPT op de hoogte gebracht moet worden door de erkende vereniging, in dit geval dus de UBA.
De verantwoordelijke voor de clubcall moet dus niet zelf het BIPT contacteren, maar wel de UBA bestuurder die verantwoordelijk is voor de contacten met het BIPT. Op dit ogenblik is dit Rik, ON7YD (on7yd@uba.be). Deze zal op zijn beurt het BIPT op de hoogte brengen. Dit op uitdrukkelijke vraag van het BIPT!
Er zijn echter enkele uitzonderingen:
1. Voor de velddagen (juni en september) bezorgen de FD managers een lijst aan de verantwoordelijke bestuurder, het is niet nodig dat elke sectie dat afzonderlijk doet. Maar men moet zich natuurlijk wel inschrijven voor de FD!
2. Deze procedure is enkel van toepassing voor de clubcalls die via de UBA aangevraagd zijn. Sommige secties zijn verbonden aan een eigen vzw en hebben via deze vzw (radioclub) de clubcall aangevraagd. In dit geval moet elk contact met het BIPT via deze vzw verlopen.
Het spreekt vanzelf dat ook elke andere wijziging van een clubstation (adreswijziging, andere verantwoordelijke, ...) via dezelfde procedure moet verlopen.